Mitarbeiter Sekretariat (m/w/d)

Die ODEG – Ostdeutsche Eisenbahn GmbH ist ein modernes Eisenbahnverkehrsunternehmen mit Nahverkehrsleistungen im Auftrag der fünf Bundesländer Mecklenburg-Vorpommern, Brandenburg, Berlin, Sachsen-Anhalt und Sachsen. Mit derzeit 86 gelb-grünen Zügen befördert die ODEG etwa 33 Millionen Fahrgäste jährlich sicher und qualitätsbewusst auf 17 Linien mit einer Streckenlänge von rund 1.790 Kilometern und ist damit die größte private Eisenbahn im Osten Deutschlands. Gemeinsam mit ihrer 100-prozentigen Tochtergesellschaft der ODIG – Ostdeutsche Instandhaltungsgesellschaft mbH trägt sie die Verantwortung für rund 975 Mitarbeiter/-innen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unser Berliner Büro eine/n Mitarbeiter Sekretariat (m/w/d)

Ihre Aufgaben

allgemeine Büroorganisation (Posteingangs- und Ausgangskontrolle, Entgegennahme von Paketen und Verteilung in den Abteilungen, Materialverwaltung etc.)
freundlicher und professioneller Empfang der ODEG - Gäste
Hotelbuchungen für Mitarbeitende der ODEG
Koordination und Terminierung von Bahnarztterminen einschließlich der Überwachung der medizinischen Tauglichkeiten der Fahr- und Werkstattpersonale der ODEG/ODIG
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Rechnungseingangsbearbeitung, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenanträgen
Pflege der Vertragsmanagementsoftware
Vorbereitung und Betreuung von Meetings inkl. Raummanagement
Terminkoordination für die Geschäftsführung
Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag der Geschäftsführung
vollumfängliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Ihr Profil

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung vorzugsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
exzellente EDV- und MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word und Excel
Erfahrung in der Protokollierung von Terminen sowie Nachverfolgung von Fristen
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
hohe Auffassungsgabe und Arbeitsgeschwindigkeit
sehr starke Dienstleistungs- und Serviceorientierung
absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
sehr selbstständige Arbeitsweise
stark ausgeprägtes Organisationsvermögen
Flexibilität in der Lage der Arbeitszeit
Fähigkeit, adressatengerecht zu kommunizieren und sich durchzusetzen